Pourquoi créer vos devis avec un logiciel professionnel ?

La productivité au sein d’une entreprise est un facteur essentiel, surtout dans l’industrie du BTP où 90% du travail se déroule sur le terrain. Les artisans sont souvent très occupés entre leurs projets et leurs chantiers. Donc ils ont peu de temps pour effectuer les tâches administratives.

L'intérêt d’utiliser un logiciel professionnel pour vos devis (et vos factures), vous permettra un gain de temps non négligeable. Nous allons voir pour quelles raisons utiliser un logiciel professionnel pour vos devis.

Chaque métier comporte des spécificités différentes, donc le logiciel de devis devra contenir les mentions spécifiques à votre entreprise. De même que si vous êtes seul ou si vous avez plusieurs salariés, vous devrez choisir un logiciel adapté à la taille de votre entreprise.

Voilà pourquoi il est essentiel d’utiliser un logiciel compatible avec votre société et qui propose les fonctionnalités adéquates: 

• Fabrication de devis et de factures spécialisées (Création de facture d’acompte, d’avancement,  intermédiaire, retenue de garantie)
• Concordance avec un logiciel de chiffrage
• Suivi des travaux en cours 
• Création de documents comptables
• Suivi de votre entreprise par l’intermédiaire d’un tableau de bord (infos sur clients à relancer, sur classification des clients, etc)

Les logiciels professionnels génèrent une polyvalence et un gain de rapidité considérable. Énormément de logiciels sont dorénavant compatibles avec la plupart des plateformes, ce qui vous permet d’utiliser votre outil partout !

Les logiciels de devis et factures permettent d’avoir des documents de qualité, ce qui améliore votre sérieux vis-à-vis de vos clients (qui pourront éventuellement vous recommander à leurs proches).

En passant par votre logiciel afin de créer vos factures et devis professionnels, vous serez garantie d’avoir tous les éléments légaux et obligatoires. Vos documents devront posséder les mentions suivantes:

• Nom et adresse du client
• Coût de la main d’œuvre (prix forfaitaire ou horaire)
• Date et durée de validité de l’offre
• Raison sociale, nom et adresse de l’entreprise (adresse électronique et numéro de téléphone)
• Mention manuscrite « devis reçu avant l'exécution des travaux » et être daté et signé de la main du client
• Statut et forme juridique de l’entreprise
• Numéro individuel d'identification à la TVA, sauf auto-liquidation de la TVA
• Numéro au Répertoire des métiers (n° Siren + RM + n° du département d'immatriculation)

• Montant de l’acompte à payer dès l’acceptation du devis
• Somme entière à payer TTC et HT, en précisant les taux de TVA
• Modalités de paiement, de livraison et d'exécution du contrat
• Date de début et durée estimée des travaux ou de la prestation
• Décompte détaillé (et description) de chaque prestation, en quantité et en prix unitaire

Chaque logiciel vous offrira la possibilité de personnaliser vos documents comme bon vous semble.

Vos clients vont recevoir des documents à l’image de votre entreprise, professionnels et faciles à comprendre. Le principal intérêt est de faciliter les échanges avec vos clients et de les rendre plus efficaces. 

Comme énoncé auparavant, un artisan (ou tout autres professionnels) est énormément occupé et n’as pas forcément le temps pour les formalités. C’est pour cela qu’il faut choisir un logiciel professionnel qui: 

• Automatise certaines actions : Les copier coller, le fait de taper une formule pour calculer sur Excel ou utiliser sa calculatrice. Muni d’un logiciel professionnel, les calculs se font instantanément et en très peu de temps vous réaliserez un devis complet.
• Centralise : Vous ne vous embêterez plus à chercher un document parmi mille, le logiciel se chargera de réunir tous les devis, factures, etc. L’outil vous permettra de d’appliquer des filtres afin de chercher divers dossiers, un moyen d'être organisé !

Au delà du gain de temps, le logiciel permet de réduire le risque d’erreur, en ce qui concerne:

• Le calcul des montant dû (HT et TTC)

• La mise en application d'éventuelles remises, remises CEE, retenues de garantie

• Le report du taux de TVA applicable en fonction du statut du client
• Le calcul des acomptes

Vous utilisez souvent Excel ? Vous devez savoir qu’une erreur de calcul est vite arrivée en jonglant entre les différents taux de TVA. De plus, si vous n'êtes pas spécialement à l’aise avec les technologies et l’administration, vous avez du pain sur la planche ! En cas d’erreur sur un taux de TVA vous risquez un redressement fiscal. Si une facture est erronée alors vous perdrez encore du temps tout comme vous en feriez perdre à votre client et votre comptable.

Un logiciel professionnel vous permettra de gagner du temps, de vous aider dans la gestion de vos tâches et il vous évitera de faire des erreurs, ce qui est bénéfique pour vous comme vos collaborateurs ou vos clients !

Il est donc essentiel de choisir un logiciel qui est adapté à votre corps de métier !

Certains logiciels permettent une fonctionnalité multi-utilisateur, qui permet d’octroyer à des personnes internes et externes à votre entreprise le droit d’utiliser ce dernier. Une option quasi essentielle si vous avez des commerciaux, ils pourront ainsi tous réaliser des devis et des factures. Tout comme pour le comptable en lui donnant un plein accès à votre outil.

Voici une liste de quelques outils !