Les obligations légales de la prospection par email

Le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) est l’ensemble des règles générales de la protection des données de vos visiteurs, prospects et clients. Depuis 2018, ce règlement s’applique officiellement sur l’ensemble de l’Europe.

Il définit le cadre légal de la gestion et du traitement des données personnelles dans les entreprises. Cependant, lors de la prospection par email, la règle officielle est: “pas de message commercial sans accord préalable du destinataire”. Ce règlement européen sur la protection des données complète et renforce en France la loi ”Informatique et Libertés” du 6 Janvier 1978.

Malgré tout, ce n’est pas la fin de la prospection !

Effectivement, la prospection par email est proscrite depuis très longtemps au contraire de la prospection téléphonique. D’ailleurs les règles sont différentes si vous vous adressez à des professionnels ou des particuliers.

La RGPD a surtout un œil sur la manière dont sont utilisées nos données, son activité principale est plus ce dernier point que la prospection ! 

Heureusement, la prospection par mail ou téléphone continue d’exister ! Il faudra juste suivre quelques bonnes pratiques ainsi que respecter la législation évidemment !

La réponse est non ! Cependant il existe 2 exceptions: 

• Si la prospection est de nature non commerciale
• Si la personne prospectée est cliente de l’entreprise et concerne des services ou produits “similaires” a ceux déjà vendus par l'entreprise

Moins directe et moins intéressante certes, mais elle peut être un bon moyen de dénicher de nouveaux clients ! 

Dès lors que vous offrez une chose gratuitement (brochure, invitation à un événement, etc) vous pouvez alors communiquer légalement avec les particuliers. Si vous les contactez suite à une inscription de leur part, vous disposerez alors de leur émail (avec leur consentement). Vous pourrez par la suite les contacter à des fins commerciales !

Le nom de cette méthode se nomme “aimant à prospects” ou “lead-magnet”  car votre offre est élaborée de façon à récupérer l’adresse mail du client. C’est une méthode récurrente en BtoB popularisée par de grandes solutions d’automatisations marketing comme Plezi, Hubspot ou même Sendinblue. 

Afin d’augmenter en efficacité et d’économiser du temps sur leurs prospections, énormément de PME et TPE emploient la solution digitale qui mécanise la gestion des mails de prospection. Alors les téléchargements, inscriptions, désinscriptions, etc, sont automatiquement gérer par l’outil dans le respect de la législation dictée par la RGPD.

Cette méthode permet de “contourner” la loi, et elle permet d’assurer une prospection de qualité !

Les entreprises entre  elles peuvent communiquer les mails de leurs clients en proposant un “service analogue”. Bien sûr elles ne le font pas gratuitement.

Cependant, il faut que les entreprises communiquent leurs bases de clients, ce qui suppose quand même une offre adaptée et pertinente dans la quasi totalité des cas !

C’est une pratique assez régulière le “partage de base” ou "échange de base” énormément utilisée dans le e-commerce.

Pour respecter les conditions légales de cette prospection, il faut au moment de la collecte informer les clients que leurs adresses électroniques seront utilisées à des fins de prospection. Le client doit être en possibilité de refuser cette prospection simplement et gratuitement.

D’ailleurs, la CNIL précise que l’objet de la prospection doit être en lien avec l’activité de la personne démarchée. 

Entre autres, il s’agit de segmenter votre base de données afin d’exposer à vos clients/prospects des offres cohérentes. La cohérence est la plaque tournante pour justifier votre prospection !

Adresse générique type tel que “contact@”, “info@”, etc, sont dites hors-cadre puisqu’elles ne détiennent pas de données personnelles. Cependant, faites extrêmement attention à ne pas contacter toutes les entreprises de France, au risque de nuire à la délivrabilité de vos mails. Il sera alors possible que vous soyez dans les spams et que vous soyez qualifié d'expéditeur indésirable.

L’identité de l’annonceur doit être reconnaissable en un clin d'œil ! Rester clair et soyez concis dans votre message sans oublier l’objectif de votre démarche, n’oubliez pas de soigner vos signatures !

Vos informations de contact autres que votre email doivent être impérativement présentes dans l’email dans le but de laisser la possibilité aux destinataires de vous contacter par d’autres moyens que l’email.

Cependant attention lors d’un échange ou achat de base de données clients, il faut signifier clairement votre identité. Généralement, la manière la plus simple est de s’introduire comme un “partenaire” qui propose une “offre spéciale”. Évidemment, il faut prévoir cette fameuse “offre spéciale” !

Pour être aux normes il faut offrir la possibilité de s’opposer à la prospection par email, à ne pas négliger ! Le moyen privilégié est le lien de désinscription, également commun le “ répondez simplement désinscription à cet email”.

L’essentiel est de respecter cette désinscription et de retirer la personne de la base de données.

La législation est explicite, il est obligatoire d’indiquer la source de données utilisée lors de votre prospection, dès votre première communication. Évidemment, plusieurs professionnels mettent en place un argument dérobé en prétextant qu’ils ont acquis vos coordonnées par le biais des réseaux sociaux tel que LinkedIn.

L’entreprise devra toujours être en mesure de justifier l’acquisition de chaque données personnelles.

Vos partenaires doivent être identifiables. Il existe une pratique qui permet depuis le formulaire d’inscription d’envoyer une liste exhaustive des partenaires. Il est très important que cette liste soit tenue à jour régulièrement.